久保田行政書士のよもやま話～“また相談したい”～

皆さんこんにちは！

久保田行政書士事務所です。

 

～“また相談したい”～

 

行政書士への相談は、一度きりとは限りません。

会社を経営している方であれば、事業を続ける中で新たな許認可や各種手続きが必要になることもあります。

個人のお客様でも、生活環境の変化によって再び専門家へ相談したい場面が出てくることがあります。✅

だからこそ、行政書士は目の前の一件だけを見るのではなく、「また困ったときに相談したい」と思っていただける関係をつくることが大切です。

★ 一度の相談でも丁寧に対応する

すぐに大きな依頼へつながる相談ばかりではありません。

短い質問だけで終わることもあります。

しかし、相談内容の大きさによって対応を変えるのではなく、一つひとつ丁寧に向き合うことが大切です。✅

その対応が、数年後の相談につながることもあります。

☆ 約束した連絡を守る

「明日までに確認します」

「この日までにご連絡します」

と伝えたのであれば、その約束を守ることが大切です。☎

もし予定より時間がかかる場合にも、何も連絡しないのではなく、その状況を伝えることで安心感につながります。

★ 以前の相談内容を会社として整理する

再び相談をいただいたときに、

「以前はどのような手続きでしたか」

と最初からすべて説明してもらうのではなく、必要な情報を確認できる状態にしておくことが大切です。✅

過去の相談内容を踏まえた対応は、お客様の安心にもつながります。

☆ ただし過去の状況で決めつけない

以前と同じお客様でも、現在の状況は変わっている場合があります。

会社規模が変わっていたり、家族構成や希望が変わっていたりすることもあります。

過去の情報を参考にしながら、現在の状況を改めて聞くことが大切です。✅

★ すぐ仕事にならない相談も大切にする

「まだ手続きをするか決めていない」

という段階で相談される方もいます。

その時点ですぐ依頼にならなくても、必要な情報を分かりやすく伝えることが大切です。✅

契約になるかどうかだけで対応を変えない姿勢が信頼につながります。

☆ 過度な営業連絡をしない

一度相談いただいたからといって、頻繁に営業連絡を続けると負担に感じる方もいます。

必要な案内がある場合には適切に連絡しながらも、お客様との距離感を考えることが大切です。✅

★ 小さな質問にも誠実に向き合う

手続きを依頼した後に、

「この書類はどうすればいいですか」

といった小さな質問を受けることがあります。

専門家にとって簡単な内容でも、お客様にとっては不安なことかもしれません。

質問の大きさで対応を変えず、丁寧に答えることが大切です。✅

☆ 分からないことを認める

行政書士であっても、すべての分野をその場で即答できるわけではありません。

分からないことを無理に答えるより、

「確認してお伝えします」

と正直に言える方が信頼につながります。✅

★ 担当者が変わっても安心できる体制をつくる

事務所に複数のスタッフがいる場合、担当者が不在になることもあります。

そのときに誰も状況を分からない状態では、お客様は不安になります。

必要な情報を適切に共有し、事務所全体で対応できる状態をつくることが大切です。✅

☆ お客様の事業や生活の変化に寄り添う

会社が成長すれば、新しい許認可や手続きが必要になることがあります。

個人のお客様でも、環境の変化によって相談内容は変わります。

その都度、現在の状況を聞きながら必要なサポートを考えることが大切です。✅

★ “何でも依頼してください”より“必要なことを提案する”

専門家だからといって、すべての業務を依頼してもらう必要はありません。

お客様自身で十分対応できることまで無理に依頼へつなげるのではなく、本当に専門家のサポートが必要な部分を提案することが大切です。✅

☆ 困ったときに思い出してもらえる存在を目指す

行政書士へ依頼する機会は、日常的には多くないかもしれません。

だからこそ、

「何か手続きで困ったら、あの行政書士に聞いてみよう」

と思っていただけることが大切です。☺

それは一度の派手な対応ではなく、日々の丁寧な対応によってつくられます。

⭐ 信頼は小さな対応の積み重ね

行政書士とお客様の信頼関係は、特別なことだけで生まれるものではありません。

約束した日に連絡すること。

分からないことを正直に伝えること。

費用や手続きの流れを分かりやすく説明すること。

相談内容を最後まで丁寧に聞くこと。✅

そうした一つひとつの積み重ねが、

「また相談したい」

という信頼につながります。

私たちも、一件の手続きを終わらせることだけを目的にせず、お客様が困ったときに安心して頼れる行政書士を目指して、長く丁寧なお付き合いを大切にしていきます。✨