久保田行政書士のよもやま話～チームで働くうえで大切な“引き継ぎ”～

皆さんこんにちは！

久保田行政書士事務所です。

 

～チームで働くうえで大切な“引き継ぎ”～

 

 

行政書士事務所では、一つの案件に複数のスタッフが関わることがあります。

最初のお問い合わせ。

相談内容の確認。

必要書類のご案内。

書類作成。

内容確認。

提出準備。

進捗管理。

それぞれの工程が正確につながることで、お客様の手続きをスムーズに進めることができます。

そこで欠かせないのが「引き継ぎ」です。✅

行政書士業務では、期限や氏名、住所、申請内容など、正確さが求められる情報を多く扱います。

「聞いていたと思った」

「誰かが確認しているはず」

こうした曖昧さをなくすことが重要です。

★ まずは相談内容を正確に残す

お客様から最初に電話をいただいた場合、

どんな相談なのか。

何をしたいのか。

いつまでに必要なのか。

基本的な内容を確認します。☎

その情報を担当者へ、

許可についての相談です。

だけで伝えるのでは十分ではありません。

お客様が何を実現したいのかまで共有することで、その後の対応もスムーズになります。✅

☆ お客様の氏名や連絡先

氏名。

会社名。

電話番号。

メールアドレス。

基本情報だからこそ間違えてはいけません。

特に同姓の方。

似た会社名。

複数案件が同時に進んでいる場合には注意が必要です。

どのお客様の案件なのかを明確にしたうえで管理します。✅

★ 期限を必ず共有する

行政手続きでは、期限が重要になることがあります。

申請予定日。

更新時期。

お客様が希望する開業日。

追加書類の提出期限。

担当者だけが覚えている状態にしてはいけません。⚠

いつまでに。

何を。

どの段階まで進める必要があるのか。

チームで共有します。✅

☆ 必要書類の状況

お客様へ複数の書類をご案内した場合、

受領済み。

未受領。

再取得が必要。

確認中。

状態を分かるようにします。

「全部そろっていると思った」

という状態を防ぎます。✅

不足書類がある場合には、次に何をお願いするのかまで整理します。

★ お客様から預かった書類

行政書士事務所では、大切な書類をお預かりする場合があります。

誰から。

何を。

いつ預かったのか。

どこに保管しているのか。

適切に管理します。✅

次の担当者が探さなければ分からない状態にしないことが大切です。

お客様からお預かりしたものだからこそ、丁寧に扱います。

☆ 電話で聞いた内容を残す

お客様との電話では、

住所が変わった。

追加情報を伝えたい。

この書類は来週用意する。

さまざまなお話があります。☎

電話を受けたスタッフの記憶だけに残してしまうと、担当者へ伝わらない可能性があります。

必要な内容は記録し、担当者へ共有します。✅

★ 変更情報は特に注意する

最初の相談内容から、

予定日が変わった。

事業内容を変更した。

申請内容を見直したい。

変更が出ることがあります。

古い情報が残っていると間違いにつながります。⚠

何が変更になったのか。

どの情報が最新なのか。

明確にします。✅

☆ 書類作成の進捗

作成前。

作成中。

確認待ち。

お客様確認待ち。

提出準備完了。

どの段階なのかを共有します。

見た目では完成している書類でも、まだ確認前かもしれません。

次の担当者が勝手に完成だと判断しないようにすることが大切です。✅

★ 誰が確認したのか

行政書士業務では、確認作業が重要です。

氏名。

住所。

数字。

添付書類。

誰がどこまで確認したのか。

分かる状態にします。✅

「たぶん確認済み」

ではなく、必要な確認が完了していることを明確にすることでミスを防ぎます。

☆ お客様への説明内容

手続きについて、

この書類をお願いします。

この流れで進めます。

この時期を予定しています。

すでにお客様へ説明した内容も共有します。

別のスタッフがお客様へ違う説明をすると、不安や不信につながります。⚠

事務所内で説明内容をそろえることが大切です。

★ お客様からの質問

「これは必要ですか？」

「いつ頃進みますか？」

「次に何をすればいいですか？」

質問をいただくことがあります。

その場で答えられない場合には、

確認してご連絡します。

とお伝えします。☎

そして、必ず担当者へ引き継ぎます。

質問を受けたまま止めないことが重要です。✅

☆ 行政機関などへの確認事項

案件によっては、行政機関などへ確認が必要になることがあります。

何を問い合わせたのか。

どのような案内だったのか。

次に何を確認するのか。

必要な内容を記録します。✅

担当が変わるたびに同じ内容を一から確認することを減らせます。

★ 個人情報の取り扱い

行政書士業務では、多くの個人情報や事業情報を扱います。

そのため、情報共有は何でも広く伝えれば良いわけではありません。

業務に必要なスタッフ。

必要な範囲。

適切に管理することが重要です。✅

お客様が安心して相談できる環境を守ることも、事務所の大切な仕事です。

☆ ミスや不明点は早く共有する

書類の数字が合わない。

情報が一部不足している。

以前聞いた内容と違う。

気づいた場合には、そのまま進めないことが重要です。⚠

一度止める。

担当者へ確認する。

必要であればお客様へ確認する。☎

曖昧なまま書類を完成させないことが大切です。

★ 他の専門家へつなぐ場合

相談内容によっては、行政書士だけではなく別の専門家への相談が適切な場合もあります。⚖

その場合にも、

どこまで行政書士側で確認したのか。

お客様は何を相談したいのか。

必要な情報を整理することが大切です。

業務範囲を守りながら、お客様が次の相談へ進みやすいよう対応します。✅

☆ ベテランの判断を若手へ伝える

経験豊富な行政書士は、

この案件ではここを確認する。

この書類は特に注意する。

どの順番で進めるとスムーズか。

経験から判断しています。

しかし、

経験すれば分かる。

だけでは知識は引き継がれません。

なぜ確認するのか。

何が起こりやすいのか。

理由まで伝えることが大切です。✅

★ 引き継ぎは“お客様の手続きを止めない”ためのもの

行政書士事務所では、担当者が休む日もあります。

外出している場合もあります。

それでもお客様の案件は進んでいます。

だからこそ良い引き継ぎとは、

この案件を担当しています。

だけではありません。

今どこまで進んでいるのか。

何が不足しているのか。

次に何をするのか。

いつまでに必要なのか。

次のスタッフが理解できる状態をつくることです。⭐

これからも情報共有と確認を大切にしながら、担当者が変わっても安心してご相談いただける、正確で丁寧な行政書士事務所を目指していきたいと思います。✨