月別アーカイブ: 2026年10月

皆さんこんにちは！

久保田行政書士事務所です。

 

～チームで働くうえで大切な“引き継ぎ”～

 

 

行政書士事務所では、一つの案件に複数のスタッフが関わることがあります。

最初のお問い合わせ。

相談内容の確認。

必要書類のご案内。

書類作成。

内容確認。

提出準備。

進捗管理。

それぞれの工程が正確につながることで、お客様の手続きをスムーズに進めることができます。

そこで欠かせないのが「引き継ぎ」です。✅

行政書士業務では、期限や氏名、住所、申請内容など、正確さが求められる情報を多く扱います。

「聞いていたと思った」

「誰かが確認しているはず」

こうした曖昧さをなくすことが重要です。

★ まずは相談内容を正確に残す

お客様から最初に電話をいただいた場合、

どんな相談なのか。

何をしたいのか。

いつまでに必要なのか。

基本的な内容を確認します。☎

その情報を担当者へ、

許可についての相談です。

だけで伝えるのでは十分ではありません。

お客様が何を実現したいのかまで共有することで、その後の対応もスムーズになります。✅

☆ お客様の氏名や連絡先

氏名。

会社名。

電話番号。

メールアドレス。

基本情報だからこそ間違えてはいけません。

特に同姓の方。

似た会社名。

複数案件が同時に進んでいる場合には注意が必要です。

どのお客様の案件なのかを明確にしたうえで管理します。✅

★ 期限を必ず共有する

行政手続きでは、期限が重要になることがあります。

申請予定日。

更新時期。

お客様が希望する開業日。

追加書類の提出期限。

担当者だけが覚えている状態にしてはいけません。⚠

いつまでに。

何を。

どの段階まで進める必要があるのか。

チームで共有します。✅

☆ 必要書類の状況

お客様へ複数の書類をご案内した場合、

受領済み。

未受領。

再取得が必要。

確認中。

状態を分かるようにします。

「全部そろっていると思った」

という状態を防ぎます。✅

不足書類がある場合には、次に何をお願いするのかまで整理します。

★ お客様から預かった書類

行政書士事務所では、大切な書類をお預かりする場合があります。

誰から。

何を。

いつ預かったのか。

どこに保管しているのか。

適切に管理します。✅

次の担当者が探さなければ分からない状態にしないことが大切です。

お客様からお預かりしたものだからこそ、丁寧に扱います。

☆ 電話で聞いた内容を残す

お客様との電話では、

住所が変わった。

追加情報を伝えたい。

この書類は来週用意する。

さまざまなお話があります。☎

電話を受けたスタッフの記憶だけに残してしまうと、担当者へ伝わらない可能性があります。

必要な内容は記録し、担当者へ共有します。✅

★ 変更情報は特に注意する

最初の相談内容から、

予定日が変わった。

事業内容を変更した。

申請内容を見直したい。

変更が出ることがあります。

古い情報が残っていると間違いにつながります。⚠

何が変更になったのか。

どの情報が最新なのか。

明確にします。✅

☆ 書類作成の進捗

作成前。

作成中。

確認待ち。

お客様確認待ち。

提出準備完了。

どの段階なのかを共有します。

見た目では完成している書類でも、まだ確認前かもしれません。

次の担当者が勝手に完成だと判断しないようにすることが大切です。✅

★ 誰が確認したのか

行政書士業務では、確認作業が重要です。

氏名。

住所。

数字。

添付書類。

誰がどこまで確認したのか。

分かる状態にします。✅

「たぶん確認済み」

ではなく、必要な確認が完了していることを明確にすることでミスを防ぎます。

☆ お客様への説明内容

手続きについて、

この書類をお願いします。

この流れで進めます。

この時期を予定しています。

すでにお客様へ説明した内容も共有します。

別のスタッフがお客様へ違う説明をすると、不安や不信につながります。⚠

事務所内で説明内容をそろえることが大切です。

★ お客様からの質問

「これは必要ですか？」

「いつ頃進みますか？」

「次に何をすればいいですか？」

質問をいただくことがあります。

その場で答えられない場合には、

確認してご連絡します。

とお伝えします。☎

そして、必ず担当者へ引き継ぎます。

質問を受けたまま止めないことが重要です。✅

☆ 行政機関などへの確認事項

案件によっては、行政機関などへ確認が必要になることがあります。

何を問い合わせたのか。

どのような案内だったのか。

次に何を確認するのか。

必要な内容を記録します。✅

担当が変わるたびに同じ内容を一から確認することを減らせます。

★ 個人情報の取り扱い

行政書士業務では、多くの個人情報や事業情報を扱います。

そのため、情報共有は何でも広く伝えれば良いわけではありません。

業務に必要なスタッフ。

必要な範囲。

適切に管理することが重要です。✅

お客様が安心して相談できる環境を守ることも、事務所の大切な仕事です。

☆ ミスや不明点は早く共有する

書類の数字が合わない。

情報が一部不足している。

以前聞いた内容と違う。

気づいた場合には、そのまま進めないことが重要です。⚠

一度止める。

担当者へ確認する。

必要であればお客様へ確認する。☎

曖昧なまま書類を完成させないことが大切です。

★ 他の専門家へつなぐ場合

相談内容によっては、行政書士だけではなく別の専門家への相談が適切な場合もあります。⚖

その場合にも、

どこまで行政書士側で確認したのか。

お客様は何を相談したいのか。

必要な情報を整理することが大切です。

業務範囲を守りながら、お客様が次の相談へ進みやすいよう対応します。✅

☆ ベテランの判断を若手へ伝える

経験豊富な行政書士は、

この案件ではここを確認する。

この書類は特に注意する。

どの順番で進めるとスムーズか。

経験から判断しています。

しかし、

経験すれば分かる。

だけでは知識は引き継がれません。

なぜ確認するのか。

何が起こりやすいのか。

理由まで伝えることが大切です。✅

★ 引き継ぎは“お客様の手続きを止めない”ためのもの

行政書士事務所では、担当者が休む日もあります。

外出している場合もあります。

それでもお客様の案件は進んでいます。

だからこそ良い引き継ぎとは、

この案件を担当しています。

だけではありません。

今どこまで進んでいるのか。

何が不足しているのか。

次に何をするのか。

いつまでに必要なのか。

次のスタッフが理解できる状態をつくることです。⭐

これからも情報共有と確認を大切にしながら、担当者が変わっても安心してご相談いただける、正確で丁寧な行政書士事務所を目指していきたいと思います。✨

皆さんこんにちは！

久保田行政書士事務所です。

 

～変化するお客様のニーズにどう応える？～

 

行政書士には、日々さまざまなご相談が寄せられます。

事業を始めたい。

許認可について相談したい。

行政機関へ提出する書類を準備したい。

契約や事業に関する書類を整えたい。

外国人に関する手続きについて相談したい。

一口に行政書士への相談といっても、その内容はお客様によって大きく異なります。

さらに現在では、「手続きを代わりに進めてほしい」というご要望だけではなく、「自分が何をすればよいのか分からないので、最初から分かりやすく説明してほしい」というニーズも増えています。

だからこそ、これからの行政書士には、専門知識だけではなく、お客様の状況を整理し、必要な手続きを分かりやすく案内する力も求められています。✅

★ まずは“何に困っているのか”を知る

行政書士へ相談される方が、最初から正確な手続き名を知っているとは限りません。

「新しい事業を始めたいけれど、何か許可が必要ですか？」

「この書類はどこへ出せばいいですか？」

こうした相談から始まることもあります。

だからこそ、最初から専門用語で話を進めるのではなく、

何を始めたいのか。

現在どんな状況なのか。

いつまでに必要なのか。

一つずつ整理していくことが大切です。✅

お客様が本当に必要としている手続きを見つけるところから、行政書士の仕事は始まります。

☆ 専門用語を分かりやすく伝える

行政手続きには、普段の生活ではあまり耳にしない言葉が多く登場します。

申請。

届出。

添付書類。

許可要件。

更新。

変更。

専門家にとっては当たり前でも、お客様には初めて聞く言葉かもしれません。

難しい言葉をそのまま使うのではなく、

なぜ必要なのか。

何を準備するのか。

次に何をするのか。

できるだけ分かりやすく説明します。✅

「説明を聞いても分からなかった」という状態をつくらないことが大切です。

★ 許認可に関するご相談

事業を始める際には、業種によって許可や届出などが関係する場合があります。

しかし、

どんな手続きが必要なのか。

どのような条件を確認するのか。

初めて事業を始める方にとっては分かりにくいことがあります。

行政書士は、対象となる制度や状況を確認しながら、必要な手続きを整理していきます。✅

ただ書類を作るだけではなく、事業開始までの流れを見通しやすくすることも重要です。

☆ 起業・開業を考える方へのサポート

「自分の会社を始めたい」

「個人で事業をスタートしたい」

新しい挑戦をされる方からの相談もあります。⭐

開業時には、本業以外にも確認しなければならないことが多くあります。

許認可。

各種書類。

事業内容によって必要となる準備。

すべてを一人で調べようとすると、大きな負担になることもあります。

行政書士へ相談することで、必要な部分を整理し、本来取り組みたい事業へ集中しやすくなることもあります。✅

★ “急いでいる”というニーズ

行政手続きには期限が関係するものがあります。

開業予定日。

更新期限。

契約開始日。

取引先から求められている期限。

「できるだけ早く進めたい」という相談も少なくありません。☎

その場合には、

いつまでに必要なのか。

現在どの書類がそろっているのか。

確認します。

急いでいるときほど、必要事項を整理し、手戻りを減らすことが重要です。✅

☆ 書類を集める負担を減らしたい

申請では複数の書類が必要になる場合があります。

お客様からすると、

何を取ればいいのか分からない。

似た名前の書類が多い。

どれが必要なのか迷う。

ということがあります。

そこで、

お客様に用意していただくもの。

こちらで確認するもの。

分けてご案内します。✅

最初から必要書類が分かっていれば、準備もしやすくなります。

★ 電話やオンラインで相談したい

仕事が忙しい。

事務所まで行く時間がない。

遠方に住んでいる。

相談方法についても、お客様のニーズは変化しています。

☎ 電話。

メール。

オンラインでの打ち合わせ。

対応可能な方法を活用することで、より相談しやすい環境をつくることができます。

ただし、確認が必要な内容については、曖昧なまま進めず丁寧に確認する姿勢が重要です。✅

☆ 進捗を知りたいというニーズ

手続きを依頼したあと、

今どこまで進んでいるのか。

次は何が必要なのか。

気になるお客様も多くいらっしゃいます。

専門家側では通常の流れでも、お客様からすると、

何も連絡がないけれど大丈夫かな。

不安になることがあります。

必要に応じて進捗をお伝えし、お客様が現在の状況を理解できるようにすることが安心につながります。✅

★ “できること・できないこと”を明確にする

行政書士は法律に関わる専門職ですが、すべての法律業務を一人で扱うわけではありません。⚖

相談内容によっては、他の専門家が担当する分野となることもあります。

大切なのは、

自分たちで対応できること。

他の専門家への相談が適切なこと。

分かりやすく整理することです。✅

無理にすべてを抱えるのではなく、お客様にとって適切な方法を考える姿勢が信頼につながります。

☆ 事業が成長したあとの相談にも対応する

最初は小さくスタートした会社でも、

従業員が増える。

事業内容が広がる。

新しい許認可が必要になる。

状況は少しずつ変化していきます。

一度の申請だけではなく、

事業が変化したとき。

更新の時期。

新しい挑戦をするとき。

再び相談していただける関係を大切にします。✅

★ お客様ごとに“分からないポイント”は違う

同じ手続きをするお客様でも、知識や経験は異なります。

過去に何度も申請したことがある方。

初めて事業を始める方。

同じ説明では伝わり方も違います。

どこまで知っているのか。

何に不安を感じているのか。

確認しながら説明します。☺

一方的に話すのではなく、お客様が理解できているかを見ることも大切です。

☆ 書類の正確さを大切にする

行政書士の仕事では、書類の正確さが欠かせません。

氏名。

住所。

日付。

事業内容。

数字。

小さな入力ミスでも、確認や修正が必要になる場合があります。⚠

だからこそ、

作成する。

確認する。

もう一度見直す。

基本を丁寧に行います。✅

スピードだけではなく、正確さとのバランスを大切にします。

★ お客様の時間を大切にする

行政手続きを自分で調べ、書類をつくり、提出方法を確認するには時間がかかることがあります。

特に事業をされている方にとって、その時間も大切です。

行政書士へ依頼することで、手続きに関する負担を減らし、本業へ時間を使いやすくする。

これも行政書士が提供できる価値の一つです。✅

☆ “書類をつくる”から“次の一歩を支える”仕事へ

行政書士が作成する一枚の書類の先には、お客様の生活や事業があります。

許可を受けて新しい事業を始める。

必要な手続きを終えて次へ進む。

長く続けてきた事業を更新する。

一つひとつの手続きには目的があります。⭐

だからこそ、私たちは単に書類を完成させるだけではなく、

お客様は何を実現したいのか。

そのために何が必要なのか。

一緒に整理することを大切にしています。

これからも変化するお客様のニーズに耳を傾けながら、相談しやすく、分かりやすく、安心して手続きを任せていただける行政書士事務所を目指していきたいと思います。✨